Håndtering af modstand mod forandring – Hvordan?
Klik for større billede
De fleste virksomheder gennemfører regelmæssige forandringer for at overleve og forblive konkurrencedygtig.
Imidlertid er indfaldsvinklen til forandringsledelse meget forskelligt.
Hvad er forandringsledelse
Vi definerer forandringsledelse som en systematisk proces for anvendelse af viden, værktøjer og ressourcer for gennemførsel af forandring.
Målet er at levere den ønskede forretningsløsning, og gennem en organiseret, metodisk og effektiv ledelse at implementere forandringen og håndtere de menneskelige aspekter som forandringer vedrører.
Identificering af den personlige modstand
Da forandring i de fleste tilfælde næsten altid drejer sig om optimering af arbejdsprocesser og resultatforbedringer, er en personlig modstand fra den enkelte medarbejder – årsagen til forandringen fejler.
Hvis du kan identificere den personlige modstand vil din forandring ske hurtigere og nemmere. Den personlige modstand vil reduceres.
Den personlige modstand mod forandring har tre primære indfaldsvinkler
- Identificering af hvem som muligvis vil yde modstand ved at identificere hvem forandringen berører og vedrører.
- Registrere forandringens årsag, type og graden af modstanden som kan forventes.
- Designe og planlægge en effektiv forandringsstrategi som vil kunne modvirke modstanden.
Den rigtige forandringsmodel kan estimere modstanden, forudses hvornår modstanden vil opstå, og tidsforløbet og omkostningerne ifm. implementeringen af forandringen, og vil give forandringsledelsen vitale informationer om forandringen er værd at gennemfører og hvor succesfuld den vil blive.
Forståelsen af hvorfor medarbejderne har modstand mod forandringen, og hvordan modstanden håndteres og elimineres er et centralt værktøj i din virksomheds forandringsstrategi.
Vi vil efterfølgende arbejde mere dybdegående med årsagerne og håndteringen og reduktionen af den personlige modstand.
De tre væsentligste elementer til reduktion af modstanden
Trin 1: Identificering af den personlige modstand
- De væsentligste årsager til hvorfor medarbejderne yder modstand
- Otte væsentligste spørgsmål til besvarelse af hvor sandsynlig det er at modstanden opstår og hvorfra.
Trin 2: Design – Hvordan håndteres og elimineres modstanden
Følgende delplanlægges:
- en kommunikationsplan
- en læringsplan
- en belønningsplan
Trin 3: Indarbejdelse i hovedforandringsplan
Indarbejdelse af kommunikations-, lærings- og belønningsplanerne i den totale forandringsplan for at lette forandringsprocessen og sikre at forandringen er vedholdende efter den er afsluttet.
Trin 1: Identificering af den personlige modstand mod forandring
Klik for større billede
Gøre det parat og hvordan håndteres og reduceres modstanden mod forandringen. Det er vigtigt aldrig at undervurdere betydningen af modstanden!
1. For det første smitter den personlige modstand
Der skal kun være en person som føler sig utryg ved forandringen, førend frygten er spredt som en steppebrand. Medarbejderne taler med hinanden i elevatoren, i rygerummet eller i kantinen.
Den slags konversationer har indflydelse på produktiviteten, som falder efterhånden som flere og flere bruger mere og mere tid på at diskutere og mindre og mindre tid på at arbejde.
2. For det andet er den personlige modstand lammende
En medarbejder – som er overbevist om at forandringen er unødvendig, og at det kendte er godt nok – vil ikke få meget ud af det planlagte træningskursus.
Medens underviseren gennemgår de nye procedure i detaljer, tænker medarbejderen, at det er spild af tid, og undervisningen får ikke den nødvendige attention og engagement.
Resultatet bliver, at træningen ikke virker og er spild af tid og penge.
3. Den tredje og sidste, kan den personlige modstand være direkte obstruktiv
F.eks. hvis en forandring kræver nyt teknisk udstyr. Men først skal udstyret bestilles og leveres førend forandringen kan gennemføres.
Men indkøbsmedarbejderne, som er bange for at udstyret vil eliminere deres job, får aldrig helt bestilt udstyret og gjort bestillingen færdig – og derfor kommer udstyret naturligvis aldrig.
Tankegangen bag den slags modstand er simpel: uden udstyr kan forandringen ikke gennemføres.
Analyse – hvordan opstår den personlige modstand?
De otte nøglespørgsmål prøver at besvare hvordan modstanden vil opstår.
Ved besvarelsen vil du være i stand til at identificere hvem som vil yde modstand og hvordan modstand vil give sig til kende.
- Spørgsmål 1: Hvorfor forandring? Hvilke medarbejder vil ikke kunne forstå hvorfor forandringen er nødvendig, og som derfor vil yde modstand.
- Spørgsmål 2: Forandring til hvad? Hvem vil måske yde modstand pga. forandringens natur.
- Spørgsmål 3: Hvordan vil forandringen ske? Måske opstår modstand pga. den måde forandringen bliver præsenteret og håndteret.
- Spørgsmål 4: Hvem står bag forandringen? Spørgsmålet vil måske rejse et nyt spørgsmål: Er det ledelsens attitude som skaber modstanden?
- Spørgsmål 5: Hvem skal levere forandringen? Er en frygt for manglende kompetencer eller evner årsagen til modstanden?
- Spørgsmål 6: Hvem berøres af forandringen? Har de berørte medarbejdere de fornødne evner og kapacitet til let at kunne gennemføre forandringen?
- Spørgsmål 7: Vil forandringen blive gennemført på samme måde som tidligere forandringer er blevet gennemført? Har den enkelte medarbejder dårlig erfaring med tidligere gennemførte forandringer og som derfor gør medarbejderen modvillig?
- Spørgsmål 8: Med hvilken styrke vil modstanden optræde med?
Efterfølgende analyse af de 8 svar vil indikere risikofaktoren.
Trin 2: Design – Hvordan håndteres og elimineres modstanden
Klik for større billede
Vores erfaring viser at modstanden mod forandring falder hvis følgende tre delplaner indgår i implementeringen og planlægningen af forandringen:
- kommunikationsplan
- læringsplan
- belønningsplan.
Kommunikationsplanen
Kommunikationsplanen er vital for at sikre at den enkelte medarbejder i organisationen forsynes med så relevant information som muligt således at medarbejderen kan tage stilling til om han/hun vil acceptere forandringen eller gøre modstand.
Man skal ikke glemme at medarbejderne har et valg. Og ved at give en ærlig og præcis information i en direkte og en acceptabelt form, vil du ikke alene standse skadelige rygter, men også reducere spildtiden som organisationen har ifm. spekulationer omkring hvad som der er ved at ske.
Læringsplanen
Læringsplanen sikre at alle får mulighed for at tilegne sig de færdigheder som forandringen kræver, og får tilstrækkelig viden til at kunne gå fra “det kendte” til “det nye”.
Læringsplanen indeholder læring om hvordan man arbejder på den nye måde. Ved at give medarbejderne mulighed for at tilegne sig nye færdigheder sikre man også at de nye arbejdsmetoder.
Belønningsplanen
Belønningsplanen supporterer vejen til det nye, og viser hele tiden medarbejderne at vi er på rette vej og indikerer fremdriften i forandringen.
Belønning sikre at medarbejdernes moral hele tiden styrkes i forandringsprocessen fra det kendt til det nye, og at medarbejderne ikke falder i et dybt hul af kaos hvor der intet lys er.
Belønningsplanen sikre også at færre medarbejder forlader virksomheden og dermed holder vi på den viden som medarbejderne har.
Trin 3: Indarbejdelse i hovedforandringsplanen
Klik for større billede
De indsamlede informationer om modstand med forandringen, kommunikations-, lærings-, og belønningsplanen er nyttige værktøjer, som skal indarbejdes i hovedforandringsplanen for at reducere modstanden og sikre en hurtigere og effektiv implementering.
En hovedforandringsplan giver det fornødne overblik omkring hvad og hvornår ting skal ske.
Timing er det essentielle
F.eks. skal du informere om forandringen før du starter implementeringen, og du skal planlægge undervisningen således at medarbejderne har erhvervet de nye kompetencer og er klædt på til og klar til at håndtere “det nye”, og du skal sikre at du belønner og forstærker de fremskridt som den enkelte medarbejder gør. Både under forandringen men også når forandringen er gennemført.
Hovedforandringsplanen er nøglen til en velgennemført implementering af forandringen, men også en tidkrævende men nødvendig proces for at sikre en succesfuld implementering af forandringen.
Hovedforandringsplanen sikre også i forbindelse med godkendelse af forandringen at du har veldokumenterede data og at du har valide informationer omkring omkostningerne ifm. implementering af forandringen, således at ledelsen er i stand til på så godt et grundlag som muligt at kunne tage en korrekt beslutning.
Hvordan kommer jeg videre, med reduktion af modstanden
Læs artikelserien om modstand mod forandring:
- Forandring sker ikke af sig selv!
- Modstand mod forandring – læring af historien!
