Forstå forandringens elementer

En forandrings kompleksitet er ofte så stor, at så at sige alt i organisationen berøres af forandringen – dvs. opgaver, medarbejderne, strukturen, processerne og kulturen.

Man kan opdele organisationsændringer i forandringsfaser, som arbejder med den praktiske forandring, og den psykologiske proces som den enkelte medarbejder gennemløber.

Fællesnævneren for de virksomheder som gennemfører succesfulde organisationsændringer, er virksomheder, som benytter en systematisk tilgang til forandringsledelse, træner forandring hver dag, og har valgt at have forandringsledelse som kompetence – in house.

I denne artikel gennemgår vi de vigtigste forandrings elementer, som gør det muligt for dig og din virksomheds forandrings-team, at implementere og gennemfører forandringsprocessen, håndtere modstand mod organisationsændringer og gennemfører forandringen succesfuldt.

Forandringens 10 vigtigste elementer – Video

1. FORANDRINGSTYPER

Der er 2 forandringstyper:

Trinvise forandringer

Radikale forandringer

Trinvise forandringer
Radikale forandringer

Trinvise forandringer

Trinvise forandringer er vedvarende forandringer og forbedringer af de eksisterende arbejdsprocesser og metoder, og som den daglige ledelse gennemfører løbende.

Trinvise forandringer løser ofte et her-og-nu problem, men kan også gennemføres som et projekt som sikrer at hele organisationen er deltager.

TQM -Total Quality Management & Lean er eksempler på trinvise forandringer, som vedligeholder organisationens effektivitet.

Radikale forandringer

Radikale forandringer derimod, er en total ændring af den måde, som man hidtil har arbejdet på, og som kan påvirke den enkelte medarbejder i en stor grad.

Håndtering af radikale forandringer er en udfordring – som kræver forandringsledelse, som kompetence. En kompetence, som den normale afdelingsleder normalt ikke håndterer.

2. FORANDRINGSPROCESSEN

Forandringsprocessen består af Forretningsforandringen & Den individuelle forandring.

Både Forretningsforandringen og den Individuelle Forandring gennemløber fem faser.

Forretningsforandringen

Den Individuelle Forandring

Forretningsforandring
Individuelforandring

Forretningsforandring

Forretningsforandringen er den faglige forandringsproces, som arbejder med: Struktur, Processer, Medarbejdere og Kultur.

En ændring i et af områderne vil påvirke de tre øvrige områder.

Forretningsforandring indeholder fire grundlæggende elementer:

  • Processer: Processer, som er de fremgangsmåder, som virksomhedens produkter bliver produceret på.
  • Medarbejder: Medarbejdere, som er medarbejdernes kompetencer, erfaringer, færdigheder og viden.
  • Kultur: Kultur, som er organisationens adfærd, og hvordan adfærden afspejler holdninger, og hvilke regler, som organisationen følger.
  • Struktur: Struktur, som er virksomhedens struktur, drift, teknologi og værktøjer.

Den Individuelle forandring

Den individuelle forandring, er den enkelte medarbejders personlige følelsesmæssige acceptproces.

Først forandringen – så transitionen, den psykiske forandringsproces.

Først kommer forandringen – det kan være en fusion, en ny chef, nye kollegaer eller omlægning af arbejdsgange eller ansvarsområde. Der sker pludseligt noget nyt som fjerner trygheden.

Så kommer transitionen, som er den mentale proces, man som menneske / medarbejder, gennemgår når forandringen er indtrådt.

3. FORANDRINGEN PÅVIRKES AF

Forandringen påvirkes indefra og udefra.

Påvirkninger indefra

Påvirkninger udefra

Påvirkninger indefra
Påvirkninger udefra

Påvirkning indefra

  • Ledelse & vision
  • Effektivisering
  • Mangel på arbejdskraft
  • Manglende motivation
  • Nye idéer

Påvirkninger udefra

  • Økonomi
  • Markedsposition
  • Teknologi
  • Demografiske skift
  • Menneskelige behov
  • Politikker, lovgivning & reguleringer

4. FORANDRINGENS GENNEMFØRELSE

Forandringer – funktions- og organisationsændringer – gennemføres reaktiv eller proaktiv.

Formålet er at eliminere modstand mod funktions- og organisationsændringer, og sikre implementering af organisationsændringer.

Gennemføres reaktiv

Gennemføres proaktiv

Reaktiv Her og nu problemer
Proaktiv planlagte forandringer

Reaktiv – Her og nu problemer

Trinvise forandringer – gennemføres løbende, og løser ofte et her-og-nu problem.

Proaktiv – planlagte forandringer

Proaktive forandringer – er planlagte forandringer, som gennemføres og sikrer at hele organisationen er deltager.

Proaktive forandringer ændrer organisations systemer, struktur, mennesker og / eller kultur i orden for at undgå misforhold mellem organisationen og dens miljø.

5. FORANDRINGENS IGANGSÆTTELSE

Forandringen igangsættes fra toppen eller fra bunden af organisationen.

Fra toppen

Fra bunden

Forandringer Fra toppen af organisationen
Forandring Fra bunden af organisationen

Fra toppen af organisationen

Forandringer som igangsættes af den øverste ledelse i organisationen, er ofte proaktive forandringer, som afhjælper et opfattende problem eller en radikal forandring.

Forandringen koordineres og implementeres typisk af en afdelingsleder og en forandringsagent.

Fra bunden af organisationen

Forandringerne igangsættes ofte af frontlinjemedarbejderne, og koordineres gennem de normale ledelsesprocesser.

Forandringerne – trinvise forandringer – fokuserer typisk på at optimere organisationens interne arbejdsprocesser gennem læring og innovation.

6. FORANDRINGENS MEDARBEJDERGRUPPER

Forandringen påvirker hele organisationen, funktioner, afdelinger, teams, og individuelt.

Påvirker hele organisationen

Påvirker funktioner

hele organisationen
funktioner

Forandring påvirker hele organisationen

Forandringen kan have fokus på hele organisation, og som foretages på alle niveau i hele organisationen.

Forandringen fokuserer på hele organisationen.

Forandring påvirker funktioner

Forandringen fokuserer på en lodret funktion i organisation, som i en forretningsfunktion eller produktlinje.

Eksempler på forandringer af funktioner kan være implementering af ny proces som et CRM-system – Customer Relationship Management-system, eller en silo- funktionsopdelt organisation, som salg, udvikling, eller produktion.

Påvirker afdelinger og teams

Påvirker individuelt

afdelinger teams
Individuelt

Forandringen påvirker afdelinger eller teams

Forandringen fokuserer på bestemte afdelinger eller teams.

Forandringen påvirker individuelt

Forandringen påvirker en bestemt medarbejder. Forandringen af den pågældende medarbejder kan være udvikling af nye færdigheder, adfærd og kompetencer.

Ingen forandring er succesfuld, hvis der ikke fokuseres på den enkelte medarbejder og medarbejdernes accept af forandringen.

Derfor skal lederne og teamlederne sikre at medarbejderne forstår hvad forandringen betyder for den enkelte medarbejder.

7. FORANDRINGENS ROLLER OG ANSVAR

Forandringens roller og ansvar opdeles i: Opgavestiller, Igangsætter, Forandringsagent, Ambassadør, Målgruppe.

Overordnet taler vi om følgende roller og ansvar i forandringsprocessen.

Medarbejderne

Ledelsen

Roller medarbejder
Roller ledelse

Forandringens nøgleroller og ansvar – Medarbejderne

  • Målgruppen er de medarbejdere som påvirkes af forandringen i adfærd eller arbejdsmetoder.
  • Forandringsagenten forbereder og gennemfører forandringen i samarbejde med Igangsætteren.
  • Ambassadøren, kan via sin status i organisationen, påvirke Målgruppens adfærd og accept af forandringen.

Forandringens nøgleroller og ansvar – Ledelsen

  • Opgavestilleren opstiller mål og rammer for forandringen og godkender forandringsprojektet.
  • Igangsætteren skal sikre at forandringen gennemføres og sikre at de nødvendige ressourcer er til stede.

Forandringens nøgleroller og ansvar

forandringens nøgleroller

8. PROJEKTLEDELSE

Forandringen håndteres af en projektleder eller forandringsagent.

Projektleder

Forandringsagent

Projektledelse
Forandringsagent

Projektlederen

Projektlederen håndterer i samarbejde med den daglige ledelse de trinvise forandringer, som er håndgribelige mindre forandringer og forbedringer.

Forandringsagenten

Forandringsagenten håndterer en Radikale forandring, som er uhåndgribelige forandringer, som kræver forandringsledelse som kompetence.

Forandringsagenter samarbejder med Igangsætter om planlægningen og implementeringen, indeholdende en kommunikations-, lærings- og belønningsplan.

9. FORANDRINGENS MÅL

Forandringen organiseres i fire forandringsscenarier, som angiver årsagen til forandringen.

Organisationsændringer – Opkøb og fusion

Firmakultur – it-systemer og processer

opkøb fusion
firmakultur it-systemer

Organisationsændringer – Opkøb og fusion

  • Organisationsændringer
  • Opkøb og fusion

Firmakultur – it-systemer og processer

  • Ændring af firmakultur
  • Ændring af it-systemer og processer

10. FORANDRINGENS AKTIVERINGSTYPER

Forandringens implementering opdeles i fire typer.

Fire forandrings aktiveringstyper

De fire forandringsscenarier opdeles i fire dimensioner, som benyttes til vurdering af forandringsprojektets implementeringstype.

1-2 forandringsdimensioner

3-4 forandringsdimensioner

Forandringsdimension
Forandringsdimension

1-2 forandringsdimensioner

  • Trinvise forandringer – Radikale forandringer
  • Proaktive forandringer – Reaktive forandringer

3-4 forandringsdimensioner

  • Strukturelle forandringer – Kulturelle forandringer
  • Planlagte forandringer – Ikke-planlagte forandringer